Zarządzenie Nr 101/2010 w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej

Numer dokumentu: 101
Rok: 2010

 

 

ZARZĄDZENIE Nr 101/2010

WÓJTA GMINY WŁOSZAKOWICE

z dnia 31 grudnia 2010 r.

w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej

 

Na podstawie art. 53 w zw. z art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240) zarządzam, co następuje.

 

§ 1

Standardy kontroli zarządczej w jednostce

W jednostce wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena.

 

§ 2

Środowisko wewnętrzne

1. Właściwe środowisko wewnętrzne w jednostce jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej.

2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w:

1) przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce,

2) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników,

3) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki,

4) praktyce identyfikacji zadań wrażliwych,

5) właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków.

3. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

4. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających.

§ 3

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do celów i zadań, które aktualnie stoją przed jednostką. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinny być określone w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.

 

§ 4

Powierzanie obowiązków

1. Należy precyzyjnie określać zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom.

2. Przyjęcie tych obowiązków powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

 

§ 5

Cele i zarządzanie ryzykiem

1. Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki.

2. W ramach zarządzania ryzykiem należy:

1) określać misję jednostki,

2) określać cele i zadania jednostki,

3) monitorować i oceniać realizację zadań,

4) dokonywać identyfikacji ryzyka,

5) analizować ryzyko,

6) określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze.

 

§ 6

Określenie celów i monitorowanie realizacji zadań

1. W jednostce należy określić poszczególne cele i zadania co najmniej w rocznej perspektywie.

2. W jednostce prowadzi się bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą kryteriów oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby przy określaniu celów i zadań wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.

 

§ 7

Identyfikacja ryzyka

1. Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonywać identyfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki, dotyczącego zarówno działalności całej jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę konkretnych programów, projektów czy zadań.

2. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka, identyfikacja ryzyka jest ponawiana.

 

§ 8

Analiza ryzyka

Zidentyfikowane ryzyka należy poddawać analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka.

 

§ 9

Reakcja na ryzyko

1. W wyniku identyfikacji ryzyka określa się rodzaj reakcji na każde istotne ryzyko. Reakcja może polegać na tolerowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia niekorzystnych zdarzeń, przeniesieniu odpowiedzialności za skutki ich wystąpienia, wycofaniu się z określonych działań lub podjęciu określonych działań.

2. Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

 

§ 10

Identyfikacja obszarów wrażliwych

W jednostce tworzy się zestawienia zadań wrażliwych, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej. Zadania wrażliwe stanowią wykonywane przez pracowników czynności lub prowadzone procesy.

§ 11

Mechanizmy i procedury kontroli zarządczej

1. W jednostce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

− dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,

− nadzór,

− ciągłość działalności,

− ochrona zasobów,

− szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,

− mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

2. W jednostce wprowadza procedury kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Włoszakowice stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 12

Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych

Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

 

§ 13

Nadzór kierowniczy

1. W jednostce prowadzi się nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

2. Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.

 

§ 14

Ciągłość działalności

Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działalności jednostki, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych, oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analizy ryzyka.

§ 15

Ochrona zasobów

Dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.

 

§ 16

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

W jednostce wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym:

1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

2) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,

3) podział kluczowych obowiązków,

4) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

 

§ 17

Dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych

Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.

 

§ 18

Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych

1. Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych.

2. Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji.

 

 

 

§ 19

Podział obowiązków

Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa.

 

§ 20

Główny księgowy

Skarbnik Gminy – Główny Księgowy Budżetu oraz Główny Księgowy urzędu gminy są pracownikami odpowie­dzialnymi za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finan­sowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

 

§ 21

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

W jednostce wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem czy mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego w jednostce.

 

§ 22

Informacja i komunikacja

1. W jednostce zapewnia się wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.

2. Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym.

3. Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań.

 

§ 23

Monitorowanie i ocena

1. Kierownik jednostki odpowiedzialny jest za ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być zobowiązane także inne osoby pełniące funkcje kierownicze.

2. Ocena systemu kontroli zarządczej może odbywać się także poprzez odrębne oceny dokonywane przez pracowników jednostki (samoocena). Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.

3. Do samooceny zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Gminy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

4. Samoocena polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
   z zakresu czynności służbowych.

5. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samooceny jest zobowiązany:

1. podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości

2. niezwłocznie poinformować o tych nieprawidłowościach swojego przełożonego.

6. Przełożony który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach,

zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania.

7. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki

powinny być w  szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz

przeprowadzonych  kontroli.

8. Kierownik jednostki corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie

oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

 

§ 24

Procedury wewnętrzne

1. Ustala się następujące procedury wewnętrzne:

1) procedura pobierania i gromadzenia środków publicznych,

2) procedura wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych,

3) procedura wydatkowania środków publicznych,

4) procedura gospodarowania mieniem,

5) procedura prowadzenia rachunkowości,

6) zakładowy plan kont,

7) wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe,

8) instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

9) instrukcja kasowa,

10) regulamin udzielania zamówień publicznych,

11) regulamin pracy komisji przetargowej,

12) regulamin zamówień publicznych do 14 000 euro

13) instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

2. Środki kontroli finansowej wykorzystywane w Urzędzie Gminy Włoszakowice zawarte zostały również w innych zarządzeniach kierownika jednostki oraz zakresach czynności pracowników.

 

§ 25

Przepisy końcowe

 

1. Zobowiązuje się sekretarza gminy, skarbnika gminy oraz kierowników biur do zapoznania się oraz do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.

2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

Wójt

Stanisław Waligóra

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 101/2010

z dnia 31 grudnia 2010 r.

 

Procedura kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Włoszakowice

 

§ 1

1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Gminy Włoszakowice stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7) zarządzania ryzykiem.

 

§ 2

Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają:

1) Procedura – „Procedura kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Włoszakowice”,

2) jednostka – Urząd Gminy Włoszakowice

3) kierownik - Wójt Gminy Włoszakowice

4) pracownicy – pracownicy Urzędu Gminy Włoszakowice

5) kierownicy komórek organizacyjnych:

 

1. Skarbnik Gminy - kierownik Referatu Finansowego,

 

2. Sekretarz Gminy – kierownik Biura Ogólnego,

 

3. Główny Księgowy Urzędu Gminy,

 

4. Kierownik Biura Księgowości Podatkowej,

 

5. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, Kierownik Biura Obywatelskiego,

 

6. Kierownik Biura Organów Gminy,

 

7. Kierownik Biura Nieruchomości i Budownictwa.

 

 

§ 3

Procedura określa działania związane z wykonywaniem kontroli finansowej w zakresie wszystkich podejmowanych operacji dotyczących gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem publicznym.

 

§ 4

1. Kierownik jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki.

2. Kierownik jest odpowiedzialny za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

3. Kierownik może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem lub wskazaniem w „Regulaminie organizacyjnym jednostki”.

 

§ 5

1. Kierownik zobowiązany jest dokonać identyfikacji zadań, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki mieniem i wykonywania zadań jednostki oraz powinien podjąć odpowiednie środki zaradcze poprzez właściwe dyspozycje.

2. Kierownik dokonuje identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem zadań jednostki.

3. Czynności wymienione w ust. 1 i 2 powinny być przeprowadzane przynajmniej raz w roku, w formie pisemnej, a ich wyniki powinny być udostępnione pracownikom.

4. Kierownik może powierzyć czynności wymienione w ust. 1 i 2 zespołowi pracowników.

 

§ 6

1. Kierownik jednostki oraz upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek określenia w sposób precyzyjny i spójny podległym pracownikom zadań, uprawnień i zakresów odpowiedzialności.

2. Dokumenty określające zakresy obowiązków pracowników, ich uprawnienia oraz zakres ich odpowiedzialności są sporządzane na piśmie, a ich przyjęcie przez pracownika jest kwitowane; jeden egzemplarz dokumentu należy przekazać do akt osobowych pracownika.

 

 

§ 7

1. Pracownikom jednostki zapewnia się dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, wykorzystując przepływ informacji wewnątrz jednostki.

2. Pracownicy jednostki współdziałają w przetwarzaniu informacji, które służą osiąganiu przez nich celów.

3. Kierownik jednostki, kierownicy komórek oraz pozostali pracownicy otrzymują w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje potrzebne im do wypełnienia obowiązków.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Typ dokumentu: Zarządzenia
Kadencja: Kadencja VI (2010 - 2014)
Autor informacji: Mirosława Poloszyk-Miś
Informację wprowadził: Mirosława Poloszyk-Miś
Opublikowany dnia: 2011-03-11
Wprowadzony do BIP dnia: 2011-03-23
Zmian: 0