ZARZĄDZENIE Nr 65/2012
Wójta Gminy Włoszakowice
z dnia 1 października 2012 r.
w sprawie: instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez Gminę Włoszakowice
Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. r. Nr 14 poz. 67) zarządzam , co następuje:
§ 1
Wprowadza się w Urzędzie Gminy Włoszakowice i innych jednostkach podległych Gminie Włoszakowice instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom zaangażowanym w realizację projektów oraz archiwiście zakładowemu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również projektów zrealizowanych i będących w trakcie realizacji.
Wójt
Stanisław Waligóra
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 65/2012
Wójta Gminy Włoszakowice
z dnia 1 października 2012 r.
INSTRUKCJA
przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej
1. Dokumentacja związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana na stanowiskach merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy we Włoszakowicach oraz w jednostkach podległych Gminy Włoszakowice zaangażowanych w realizację projektu, a następnie przekazywana jest po upływie 5 lat do archiwum zakładowego.
2. Za przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego odpowiadają stanowiska zaangażowane w zakresie merytorycznym i pomocniczym w realizację projektu.
3. Od momentu przekazania dokumentów do archiwum zakładowego za postępowanie z dokumentami odpowiada archiwista zakładowy.
4. Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnych segregatorach opatrzonych logo Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: numer i tytuł projektu, nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu lub działania, nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany oraz termin przechowywania zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.
5. Jeżeli termin przechowywania dokumentów wynikający z instrukcji kancelaryjnej jest dłuższy niż termin określony w umowie segregator należy opisać zgodnie z terminem wynikającym z instrukcji kancelaryjnej.
6. Dokumenty oznaczone w instrukcji kancelaryjnej według kategorii archiwalnej A należy umieścić w odrębnych segregatorach.
7. Archiwizacji podlegają m.in.:
oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem),
oryginał umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych do niej aneksów,
oryginały korespondencji dotyczącej projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp.,
- oryginały sprawozdań z realizacji projektu (wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą),
oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktury, rachunki, paragony, listy płac, wyciągi z rachunku bankowego, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki itp.),
wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych),
wydruki z rejestrów VAT i deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia – jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany projektu.
oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej tj: protokoły odbioru, protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze itp.
oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia: gwarancje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne (dot. np. oprogramowania), protokoły odbioru,
oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych: analizy, certyfikaty, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty z badań itp.
oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym: zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, materiały konferencyjne, materiały promocyjne, zdjęcia, nagrania itp.
oryginały umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), a także aktów notarialnych związanych z realizowanym projektem,
akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
karty czasu pracy - jeżeli były stosowane,
oryginały dokumentów dotyczących udzielonych zamówień publicznych: ogłoszenia o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, dokumentacja dotycząca protestów itp.
- dokumenty o charakterze organizacyjnym: powołanie kierownika beneficjenta, polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów, regulaminy wynagradzania pracowników (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń), instrukcje kancelaryjne, zarządzenia w sprawie archiwizacji itp.,
oryginały materiałów promocyjnych,
- oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne itp.) wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.
8. Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w tym okres ich przechowywania musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz w umowie o dofinansowanie danego projektu, a także nie krótszym niż to wynika z przepisów szczególnych.
9. Zasady udostępniania dokumentów z archiwum zakładowego, przekazywanie i oznakowania odbywają się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej z uwzględnieniem zapisów niniejszej instrukcji.
