Zarządzenie Nr 30/2014 w sprawie procedur dotyczących realizacji projektu pn. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodnokanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice".

Numer dokumentu: 30
Rok: 2014

ZARZĄDZENIE NR 30/2014
Wójta Gminy Włoszakowice
z dnia 8 maja 2014 r.
w sprawie procedur dotyczących realizacji projektu pn. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice".

Na podstawie art. 30 ust. 1 oraz art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 ze zm.) w związku z Regulaminem konkursu
nr 12/POIiŚ/1.1/04/2014 zarządza się, co następuje:

§ 1

W celu prawidłowej realizacji projektu pn. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice" w przypadku pozyskania środków finansowych
w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko przyjmuje się Procedury działania w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zadania powierza się Zespołowi Technicznemu ds. przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (wniosku wraz z załącznikami) na dofinansowanie zadania pt. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice” oraz koordynowania i wdrażania projektu powołanemu Poleceniem służbowym nr 8/2014 Wójta Gminy Włoszakowice z dnia 12 lutego 2014 r.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Wójt
(-) Stanisław Waligóra


Załącznik
do Zarządzenia Nr 30/2014
Wójta Gminy Włoszakowice
z dnia 8 maja 2014 r.

Procedury dotyczące realizacji projektu pn.:
„Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice”

I. Procedura weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową

1. Cel i zakres

Celem procedury jest określenie zasad weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową dla projektu pn. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice”.

2. Odpowiedzialność i przestrzeganie

Procedura dotyczy pracowników Urzędu Gminy Włoszakowice i Gminnego Zakładu Komunalnego Sp. z o.o. oraz wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu. Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi Zespół Techniczny
ds. przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (wniosku wraz z załącznikami) na dofinansowanie zadania pt. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice” oraz koordynowania i wdrażania projektu.

3. Przebieg procedury

Realizacja umowy, zawartej w wyniku zamówienia, nadzorowana jest przez Zespół Techniczny ds. przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (wniosku wraz z załącznikami) na dofinansowanie zadania pt. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice” oraz koordynowania i wdrażania projektu.
Wszystkie usługi wykonywane przez Wykonawcę, a także ich jakość i zgodność
z dokumentacją projektową sprawdzane są i kontrolowane na bieżąco przez Przewodniczącego Zespołu działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez inwestora – Gminę Włoszakowice. Przewodniczący lub wyznaczeni przez niego pracownicy potwierdzają wykonanie przez Wykonawcę zakresu robót (usług) zatwierdzając protokół odbioru. Bieżącą kontrolę usług wykonują wyznaczeni Członkowie Zespołu. Sprawdzają oni, czy usługi odpowiadają wymaganiom określonym w umowie, zamówieniu/zleceniu/zgłoszeniu, zwracając szczególną uwagę na ilość, jakość, cenę, terminowość, warunki finansowe i warunki usługi. W przypadku niespełnienia przez Wykonawcę wymagań określonych w umowie, zamówieniu/zleceniu/zgłoszeniu, wyznaczony pracownik kontaktuje się z Wykonawcą w celu wyjaśnienia rozbieżności oraz uzgodnienia dalszego trybu postępowania. Jeśli niezgodność nie może być usunięta niezwłocznie, Zespół Techniczny wstrzymuje przyjęcie usługi, przerywa odbiór faktur do czasu zrealizowania przez Wykonawcę wykonania usług zgodnie z umową, zamówieniem/zleceniem/zgłoszeniem.
Odbioru częściowego lub końcowego usługi dokonują wyznaczeni pracownicy, którzy podpisują protokół odbioru i weryfikują zgodność jakości i zakresu wykonanych prac
z zapisami umowy. Oryginał protokołu odbioru zostaje przekazany do Biura Księgowości Budżetowej.
Realizacja umowy zawartej w wyniku zamówienia od strony finansowej nadzorowana jest przez wyznaczonego Członka Zespołu, który sprawdza, czy dokumenty stanowiące podstawę dokonania zapłaty za wykonane usługi są zgodne z umową.
Na dokumentach stanowiących podstawę dokonania zapłaty za wykonane usługi umieszcza się potwierdzenie wykonania i przyjęcia usługi - podpisane przez właściwą osobę.

II. Procedura przygotowania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji
i poświadczenia, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne
z zasadami zawartymi w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ”

1. Cel i zakres

Celem procedury jest określenie zasad przygotowywania wniosków o płatność,
w tym zasad weryfikacji i poświadczenia, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku
o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ”.

2. Odpowiedzialność i przestrzeganie

Procedura dotyczy pracowników Urzędu Gminy we Włoszakowicach i Gminnego Zakładu Komunalnego Sp. z o.o. oraz wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu. Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi Zespół Techniczny ds. przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (wniosku wraz z załącznikami) na dofinansowanie zadania pt. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice” oraz koordynowania i wdrażania projektu.

3. Przebieg procedury

Odpowiedzialnym za opracowanie wniosku o płatność jest Zespół Techniczny
ds. przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (wniosku wraz z załącznikami) na dofinansowanie zadania pt. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice” oraz koordynowania i wdrażania projektu.
Fakt, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia w ramach POIiŚ nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowalne. Zespół Techniczny powinien, w ramach przygotowanych działań, określić zarówno wydatki kwalifikujące się do wsparcia (czyli wydatki kwalifikowalne) jak również wydatki nie kwalifikujące się do wsparcia (czyli wydatki niekwalifikowalne). Potwierdzenie wysokości planowanych do poniesienia wydatków kwalifikowalnych następuje w umowie
o dofinansowanie zawieranej z Beneficjentem POIiŚ. Jedynie wydatek faktycznie poniesiony za faktycznie wykonane prace /usługi/, dostawy może być uznany za kwalifikowalny. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym (jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego Beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowanych). Za kwalifikowalny może być uznany jedynie wydatek efektywny,
tj. wydatek zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach.
Wydatki kwalifikowane muszą być oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub innych dokumentach. Zatem niezbędne jest posiadanie przez Zespół Techniczny należytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku. Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty fakturą z oznaczeniem zapłaty lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej wraz z potwierdzeniem płatności na rzecz wykonawcy/usługodawcy.
Wydatki muszą być poniesione i udokumentowane zgodnie z obowiązującym prawem polskim oraz prawem wspólnotowym. Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesionych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach: zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony przyrody, pomocy publicznej oraz rachunkowości.
Faktury dotyczące przedmiotowego Projektu przekazywane są przez wykonawcę usługi w pierwszej kolejności do Przewodniczącego Zespołu Technicznego celem ich opisu
i sprawdzenia pod kątem zgodności z harmonogramem usługi, jak i protokołem odbioru częściowego bądź końcowego.
Następnie wyznaczony Członek Zespołu Technicznego weryfikuje, czy zafakturowane elementy usługi, są zgodne pod względem finansowym z zawartymi umowami, kosztorysami, harmonogramami rzeczowo- finansowymi i wynikają
z obowiązujących przepisów. Później wszystkie faktury przekazywane są do odpowiednich osób celem akceptacji. Podstawą do przygotowywania wniosku o płatność są zapłacone faktury.
Wyznaczony Członek Zespołu weryfikuje poprawność i kompletność przedłożonych dokumentów. W szczególności sprawdza poprawność opisu dowodu księgowego zgodnie
z „Instrukcją do wniosku o płatność”, potwierdzenie zapłaty oraz weryfikuje, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w „Wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ” i dotyczą przedmiotowego Projektu.
Następnie Zastępca Przewodniczącego Zespołu przygotowuje wniosek o płatność, zgodnie z obowiązującym wzorem wniosku o płatność w ramach POIiŚ wraz z wszystkimi niezbędnymi załącznikami. Wniosek weryfikowany jest przez innego Członka Zespołu,
a następnie zatwierdzany jest przez upoważnione osoby i przekazany do WFOŚ i GW
w Poznaniu.

III. Procedura archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu
w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ, zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.

1. Cel i zakres

Celem procedury jest określenie zasad i trybu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu pn. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice”.

2. Odpowiedzialność i przestrzeganie

Procedura dotyczy pracowników Urzędu Gminy we Włoszakowicach i Gminnego Zakładu Komunalnego Sp. z o.o. oraz wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu. Odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie Procedury ponosi Zespół Techniczny ds. przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (wniosku wraz z załącznikami) na dofinansowanie zadania pt. „Opracowanie projektu rozbudowy sieci wodno kanalizacyjnej aglomeracji Włoszakowice” oraz koordynowania i wdrażania projektu.


3. Procedura przechowywania dokumentacji projektowej

Oryginały pism wchodzących oraz wychodzących są przechowywane
i archiwizowane przez pracowników zajmujących się bezpośrednio daną sprawą,
w segregatorach w kolejności ich daty wpływu lub wysyłania. Wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie oraz wnioski o płatność przechowywane są w Biurze Księgowości Budżetowej Urzędu Gminy. Oryginały dokumentacji technicznej i pozwolenia na budowę przechowywane są przez Przewodniczącego Zespołu Technicznego.
Wszystkie dokumenty są przechowywane w opisanych segregatorach w sposób zapewniający zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich, utratą, zniszczeniem oraz
w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie segregatory będą odpowiednio oznakowane logami unijnymi, zgodnie z wytycznymi
w zakresie promocji POIiŚ.

4. Procedura przechowywania dokumentacji finansowej

Oryginały dokumentów finansowych są przechowywane w Biurze Księgowości Budżetowej Urzędu Gminy Włoszakowice w osobnych segregatorach w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

5. Procedura przechowywania dokumentacji przetargowej

Oferty składane przez Wykonawców w Sekretariacie Urzędu Gminy opatrywane są pieczęcią określającą datę wpływu oferty. Oferty do czasu otwarcia są przechowywane przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej. Każdorazowo po zakończeniu posiedzenia Komisji Przetargowej Przewodniczący Komisji zabezpiecza dokumentację w sposób uniemożliwiający dostęp osób trzecich. Po zakończeniu postępowania przetargowego cała dokumentacja przetargowa, łącznie z umową z Wykonawcą przechowywane jest przez Inspektora ds. zamówień publicznych w Biurze Nieruchomości i Budownictwa.

6. Okres przechowywania dokumentacji

Wszelkie dokumenty, dotyczące Projektu, będą przechowywane w siedzibie Urzędu Gminy we Włoszakowicach i siedzibie Gminnego Zakładu Komunalnego Sp. z o.o.
we Włoszakowicach, ul. Kurpińskiego 29, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność
w okresie realizacji POIiŚ oraz minimum 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie
z postanowieniami art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.

Typ dokumentu: Zarządzenia
Kadencja: Kadencja VI (2010 - 2014)
Autor informacji: Karolina Nowak
Informację wprowadził: Mirosława Poloszyk-Miś
Opublikowany dnia: 2014-05-16
Wprowadzony do BIP dnia: 2014-05-16
Zmian: 0