Zarządzenie Nr 52/2020 w sprawie: zasad przygotowania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i Porozumień w Urzędzie Gminy Włoszakowice.

Numer dokumentu: 52
Rok: 2020

ZARZĄDZENIE NR 52/2020
WÓJTA GMINY WŁOSZAKOWICE
z dnia 29 maja 2020 r.

w sprawie: zasad przygotowania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów i Porozumień w Urzędzie Gminy Włoszakowice.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713) oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.) celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu i rejestracji umów, aneksów do umów i porozumień, zwanych dalej „umowami”.
3. Zarządzenie nie dotyczy umów wynikających ze stosunku pracy i umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych, umów najmu na lokale mieszkaniowe, umów dzierżawy.
§ 2. 1. Umowy mogą być zawierane:
1) na podstawie poleceń Wójta Gminy Włoszakowice,
2) z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.
2. Umowa powinna być sporządzona co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach:
1) jeden egzemplarz dla strony umowy,
2) jeden egzemplarz na stanowisko merytoryczne,
3) jeden egzemplarz do rejestru umów.
§ 3. 1. Za właściwe przygotowanie umowy i uzgodnienie jej zapisów ze stronami umowy oraz za zabezpieczenie finansowe zaciągniętego zobowiązania do wysokości posiadanych środków budżetowych i zgodność zapisów z zakresem rzeczowym i budżetem w pełni odpowiada pracownik merytoryczny prowadzący daną sprawę.
2. Za bezpośredni nadzór nad realizacją i rozliczeniem umowy odpowiada kierownik komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko urzędu, gdzie umowa została przygotowana lub gdzie umowa wpłynęła.
§ 4. 1. Projekt umowy pod względem formalno-prawnym opiniuje radca prawny lub adwokat pełniący obsługę prawną w Urzędzie Gminy Włoszakowice.
2. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania przez radcę prawnego lub adwokata.
3. Zaopiniowanie projektu umowy pod względem formalno-prawnym potwierdza radca prawny lub adwokat poprzez odciśnięcie pieczątki imiennej oraz złożenie podpisu na ostatniej stronie projektu umowy.
4. Projekt umowy przedkładany do dalszej akceptacji musi być opatrzony datą i własnoręcznym podpisem osoby, która go opracowała oraz własnoręcznym podpisem właściwego kierownika biura oraz Sekretarza Gminy.
§ 5. 1. Projekt umowy, z której wynika zobowiązanie pieniężne podlega kontrasygnacie Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej, a następnie przekazywany jest do podpisu Wójtowi Gminy lub osoby pisemnie upoważnionej przez niego.
2. Każda strona projektu umowy na egzemplarzu pozostającym w Urzędzie jako strony umowy, powinna być parafowana przez każdą z osób składających podpis na projekcie oraz winien być zaopatrzony we wszystkie wymagane zarządzeniem akceptacje i uzgodnienia.
§ 6. W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów i porozumień tworzy się w Urzędzie Gminy Włoszakowice Centralny Rejestr Umów i Porozumień, zwany dalej „Rejestrem Umów”.
§ 7. 1. Rejestr umów prowadzony jest w formie papierowej i elektronicznej przez wyznaczonego pracownika Biura Księgowości Budżetowej.
2. Wzór rejestru umów stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 8. 1. Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień dotyczy wszystkich umów i porozumień, o których mowa w § 1 ust. 1 zawartych w formie pisemnej, z którymi wiążą się skutki finansowe oraz aneksów do nich.
2. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na osobie odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentów i powinien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia zawarcia umowy lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.
3. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz umowy.
4. Osoba prowadząca Rejestr Umów jest zobowiązana do prowadzenia zbiorów zarejestrowanych umów i porozumień w formie papierowej.
§ 9. 1. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie egzemplarzy umowy pozostających
w Urzędzie pieczęcią o treści:
„Zarejestrowano w Rejestrze Umów
UG Włoszakowice
dnia………….pod poz…………..podpis……………….”
2. Wpisu dokonuje pracownik prowadzący Rejestr Umów.
§ 10. Numer umowy, z wyłączeniem tych, którym numerację nadaje kontrahent, zawiera następujące informacje:
1) symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę,
2) symbol klasyfikacyjny z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
3) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
4) cztery cyfry roku kalendarzowego.
§ 11. Zobowiązuje się komórki organizacyjne urzędu właściwe w sprawach objętych zawieraną umową, odpowiedzialne za ich merytoryczną stronę do prowadzenia we własnym zakresie ich ewidencji, zgodnie z aktami spraw.
§ 12. Pracownik prowadzący Rejestr Umów informuje Sekretarza, o każdym przypadku zgłoszenia do rejestracji dokumentów po terminie określonym w § 8 ust. 2.
§ 13. 1. Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów do umów.
2. Numer aneksu do zawartej umowy składa się z numeru umowy podstawowej łamanego przez litery AN z cyfrą oznaczająca kolejny aneks.
3. W rejestrze wpisuje się numer i datę aneksu w odpowiedniej kolumnie, w wierszu, w którym jest wpisana umowa, której aneks dotyczy.
§ 14. Wykonanie zarządzenia powierza się – pracownikom merytorycznym, kierownikom biur i samodzielnym stanowiskom pracy Urzędu Gminy Włoszakowice.
§ 15. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Włoszakowice.
§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2020 r.



Wójt
(-)Robert Kasperczak

Typ dokumentu: Zarządzenia
Kadencja: Kadencja VIII (2018 - 2023)
Autor informacji: Karolina Chlebowska
Informację wprowadził: Mirosława Poloszyk-Miś
Opublikowany dnia: 2020-06-08
Wprowadzony do BIP dnia: 2020-06-08
Zmian: 0